QMS、EMS、OHSMS三个管理体系标准的管理理念相同,而且有许多兼容的条款,为各类组织建立、实施、保持和持续改进管理体系奠定了基础,也为结合审核提供了方便。
GB/T 19001-2000标准在“ISO前言”和“0.4与其他管理体系的相容性”中、GB/T 24001—2004标准在“引言”中、GB/T 28001—2001标准在“前言”中均明确指出,标准的制定考虑了与其他管理体系标准间的相容性。
GB/T 19011—2003标准“3.1审核”条款的“注3”指出:当质量管理体系和环境管理体系被一起审核时,称为“结合审核”。寻求结合体系认证,已成为众多组织的需求。作为第三方认证机构,一方面满足日益增长的结合体系认证委托方的需求,另一方面从增值服务和节约审核资源、提高认证效率和有效性方面,有必要提供结合审核服务。
结合审核方案的策划
一、结合审核的范围和期限应尽量保持一致
如果组织申请认证的三体系的范围保持一致,认证机构进行结合审核方案策划时,对审核范围比较好界定。目前,部分组织在确定EMS和(或)OHSMS认证范围时,只认证组织的某一运行单元,与QMS的范围可能不一致。认证机构进行此类结合审核方案的策划,就要明示范围的不一致。
三体系结合审核期限应基本一致。由于EMS、OHSMS安排在第一阶段进行审核,QMS与EMS、OHSMS在第二阶段一起审核。
二、审核方案策划
依据受审核方行业特征、活动的数量、重要程度、过程的复杂性和区域的不同,策划有针对性的审核方案,同事考虑社会的关注程度。在建筑业结合审核时,应按照管理重点及相关方的关注程度,重点策划QMS、OHSMS的审核方案。在电镀加工、印染行业结合审核时,应重点策划EMS、OHSMS的审核方案。如果有多现场或临时现场,应考虑路途时间。
三、审核员德能力评价与选择审核组
在结合审核时,审核组成员的能力宜同时满足三体系的要求,同时要求审核员具有清晰是审核思路、较强的逻辑思维和综合分析能力。对从事结合审核的审核员,除要求其具备中国认证人员与培训机构国家认可委员会(CNAT)规定的单体系能力,必要时还应专门进行更严格的能力评定。
在某些情况下(如认证机构没有同时具备三体系能力的审核员),也可以考虑用单体系审核员组成的审核组,但至少审核组长是具备三体系能力的审核员,而且要适当增加审核人13数,才能满足中国认证机构国家认可委员会(CNAB)对审核人日数的要求。这样的审核组绝对不是审核员的组合,而是审核团队的通力合作,应产生1+1>2的效果,而审核组长起关键作用。
如果审核组专业能力不充分,可以配备技术专家。在选择技术专家和评价其能力时,要考虑其是否同时具备三体系的专业能力。
结合审核的实施
一、文件审核
文件审核主要是审核受审核方的结合管理体系文件在总体上是否符合各管理体系标准的要求。QMS、EMS、OHSMS标准中存在一些兼容的要求,可以一并审核。凡涉及标准本质的体系文件都应单独编制,尽可能体现不同管理标准间的区别。当一套程序文件难以完全覆盖组织内所有的产品、活动和服务的过程控制、重要环境因素控制、重大危险源控制时,宜编制独立的分体系文件。
结合审核的文件审核可以安排在第一阶段审核期间进行。当文件审核的结果不能满足标准和组织实际运行的需要时,应给出书面的文件审核报告,并给出修改意见。
二、结合审核的计划
结合审核的审核计划宜编制成一份,不宜将QMS、EMS、OHSMS计划分开编制。审核员分组时,应尽量保持每个小组有一名级别审核员。若两个或两个以上级别审核员同在一个小组,审核计划宜表明他们的分工。第二阶段审核计划的重点要以第一阶段审核所获取的信息为依据。结合审核计划应覆盖受审核方申请认证的管理体系标准的所有适用要求,以及管理体系覆盖范围内所有部门和场所,包括多现场和临时现场。专业条款和受审核方专业部门的审核,应安排专业审核员或有技术专家的小组进行。
审核前应与受审核组织进行充分的沟通,了解其管理体系的结合程度,做好审核的准备工作;结合审核组长要有丰富的审核经验和控制结合审核的能力,能对组织结合管理体系的总体有效性作出准确评价;应编制结合审核程序和(或)结合审核作业指导书,以指导审核工作。
三、审核准备和专业引导
正式审核前,审核组长应召开专门的专业引导会议,介绍第一阶段的信息和第二阶段的审核重点、难点、工艺过程,以及受审核方的重要环境因素、重大危险源及其控制方法,相关法律法规及标准等。
结合审核有共同的思路,都可以从产品生命周期的全部阶段入手。审核首先需要进行“过程识别”,即把所有的工作、产品制造、管理措施,每个层次、区域、项目的活动都作为一个过程来分析,明确受审核方每一个过程的输入和输出,明确各个流程、岗位、部门、层次之间的接口和相互关系,使审核过程具有针对性,区别对待,重点突出。
四、现场审核思路
现场审核的总体思路:遵循PDCA,按管理的体统方法展开,对每个过程控制、重要环境因素控制、重大危险源控制,可以考虑采用过程方法。
五、审核过程控制
在结合审核过程中,审核组长应控制审核全过程。
① 周密策划检查表。
由组长与专业审核员进行第一阶段审核,了解受审核方的基本情况之后,召集第二阶段审核组成员举行专业引导会和任务分配会,审核组长就受审核方的基本情况进行说明,包括下一阶段的审核重点,并指导审核组成员编制检查表。检查表可以编制在一起,但条款号应清晰标明,建议将QMS审核放在EMS、OHSMS的第二阶段中审核。
②现场审核证据及样本的抽取。
应注意选取可以同时反映质量、环境和职业健康安全管理状况的审核证据,突出重点,区别对待。
③审核时间的掌控。
审核员要会安排审核时间,一般来说第二阶段结合审核的重点是运行控制的效果,审核时间多安排在现场。对新参加结合审核的审核员,经验丰富的高级审核员要承担起传、帮、带的职责。
④审核方法的综合运用。
除常规的谈、察、看、记、听以外,获取当地新闻媒体、政府通报中的相关信息,举办顾客、供方、相关方、员工代表参加的座谈会等方法,都可以适当运用。
⑤开具不符合报告。
当同时不符合三个体系标准的相似要求时,不符合报告可以合并开成一份,分别判三个标准的不符合条款。要注意不符合性质的判定,特别是OHSMS。各认证机构可依据本机构的风险分析,作出相应的判定准则。
⑥对体系总体有效性作出评价。
现场取证结束时,结合审核组必须对受审核方结合管理体系的有效性作出正确评价,主要从以下几个方面进行:
管理体系文件是否符合标准要求并适合组织的实际情况;
方针、目标、指标是否得到有效实施;
重要过程、重要环境因素、重大危险源是否得到有效控制;
环境、安全绩效/产品、服务质量是否符合规定的要求,包括法律法规和其他要求
是否已经建立自我改进的机制。
⑦结合审核的结论。
应根据审核目的和有效性评价,由审核组作出审核结论,一般包括符合、基本符合或不符合。应注意的问题是:
如果三个体系的结论一致, 可以直接对结合体系进行判断;
如果三个体系的结论有差异,就不能针对结合体系进行整体判断,而只能分别作出结论。
⑧纠正措施的跟踪。
主要根据以下原则验证和评价纠正措施的实施效果:
在商定的时间内完成纠正措施;
正确分析原因,提出了纠正措施计划并已实施;
实施效果得到验证。
应注意某单一体系的修改是否对其他体系的管理造成影响,以及这些影响是否得到相应的控制。