发布： 2006-09-22 00:00:00
一、检查表的作用
1．明确与审核目标有关的样本
审核采用的主要方法是抽样检查。抽什么样本、每种样本应抽多少数量、如何抽样等问题都要通过编写检查表来解决，而且这一切都要为达到审核目标服务。因此，明确与审核目标有关的样本是检查表的首要作用。
2．使审核程序规范化
编制检查表已成为国际上进行管理体系审核的一种通用做法，ISO 19011：2002《质量和／或环境管理体系审核指南》第6．4．3条规定，审核组成员应准备必要的工作文件，用于审核过程的参考和记录，这些工作文件包括检查表等，从而使审核程序进一步规范化，对减少审核工作的随意性和盲目性可以起到很大的作用。
3.使审核目标始终保持明确
审核员根据检查表进行审核，不致偏离审核目标和主题。在现场审核中，有很多实际情况和问题很容易转移审核员的注意力，有时甚至迷失大方向而在一些枝节 问题上浪费大量时间。这时，检查表可起到提醒和警示作用。
4．保证审核进度
审核过程是一项高节奏而紧张的活动，不允许就某一问题、某一条款花费过长时间。事先把审核内容排列成检查表，可以按调查的问题及样本的数量分配时间，使审核按计划进度进行，起到备忘录的作用。
5．作为审核记录存档
一次审核的检查表可为以后编写检查表提供参考资料。审核员可在检查表上记录现场审核情况，也起到审核记录的作用。认证机构可将其作为审核工作合格评定的重要输入，认可机构可将其作为检查认证机构审核工作是否有效的客观证据。
6．树立审核员的职业形象
在审核过程中，有了检查表，调查研究就会有的放矢，提问题、查看文件和现场审核也会更有针对性，抽样更具有代表性，工作更具条理性。这一切都能为审核员树立起一个熟练的专业审核员的职业形象，也体现出审核员的审核技能。
7．减少审核员的偏见和随意性
在审核过程中，有时由于审核员的特长或兴趣偏好，或由于情绪和感性因素，可能出现对感兴趣而熟悉的内容审核时间很长，而对不感兴趣或陌生的内容审核时间过短，甚至一带而过的情况。检查表有助于避免这种问题。
二、检查表的种类
I．按标准条款编写的检查表
此种检查表是编制其他检查表的基础，且通用性较强，可以在审核管理体系文件或专项检查时使用。此类检查表可直接将管理体系标准条款的所有要求作为问题提出。
2．按过程编制的检查表
ISO 9001标准鼓励组织在建立、实施质量管理体系，以及改进其有效性时采用过程方法。为使组织有效运作，必须识别和管理众多相互关联的活动，将输入转化为输出的活动视为过程，输入、输出、资源、活动成为一个过程必不可少的四个要素。编制此类检查表时，对每个主要过程应充分体现PDCA的管理思想。
(1)策划阶段(P)：①是否策划输入及相关要求；②是否策划输出及相关要求；③是否策划资源方面的要求；④是否策划活动的具体要求。
(2)实施阶段(D)：①是否按要求配置资源；②是否按规定控制过程；③输入、输出是否按规定的要求实施。
(3)检查阶段(C)：是否按策划对过程的四个要素进行了相关的监视和测量。
(4)改进阶段(A)：当过程未达到策划的结果时，是否采取了相应的纠正或预防措施。
3．按部门编写的检查表
虽然有多种审核方法，如自上而下审核、自下而上审核、上下结合审核，以及正向或逆向审核等，但通常按部门进行审核，按部门编写的检查表是最常用的检查表，这种检查表编写的原则是：过程方法+PDCA+抽样调查。
审核员应通过查阅管理手册、相关程序文件、职能分配表、组织机构图、审核计划、相关法律法规要求、以往的检查记录(可行时)等文件和资料，了解受审核部门的主要过程。要使用PDCA的思路，对每个主要过程进行展开。如可行，应检查过程是否有效的客观证据。同时，审核员应掌握抽样调查的方法。
三、检查表的主要内容
检查表一般由两部分组成，一部分为检查内容，主要包括查什么和怎么查的问题；另一部分为审核记录。管理体系标准的条款号、检查内容和审核记录应相互对应。对资深审核员来讲，由于对检查内容比较清楚，实际操作中对此部分内容可不填写或作简单填写。
审核员应在检查表中记录下述信息：受审核部门的组织结构，人员职责，主要活动、过程、资源，主要文件，目标／指标完成情况等；所会见的关键人员；文件编号和修改版号；设备名称、编号及其校准标志；物品的标识；抽查文件／信息／设备的接受者；人员的识别；参照的管理手册／程序文件／作业指导书的版本号；工作环境；对不符合情况的详细记录。
四、检查表中常见的问题
1．没有完全覆盖受审核部门的主要过程。
2．没有完全覆盖受审核部门相关的管理体系要求。
3．审核的途径比较混乱，逻辑思维不清楚。
4．检查内容可操作性不强。
5．完全拘泥于检查表，审核时过于机械，生搬硬套检查内容。
6．完全抛开检查表的检查内容，审核时自由发挥。
7．事先将检查表内容透露给受审核方。
8．审核记录不完整等。